Você sabe qual a diferença entre custo, gasto e despesa?

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Você sabe qual a diferença entre custo, gasto e despesa?

Saber como gerir os gastos de uma instituição de ensino é parte fundamental do processo administrativo, como em qualquer outra atividade econômica que busca o crescimento. Porém, nem sempre é uma tarefa simples, afinal, é necessário diminuir os gastos sem que isso interfira na qualidade e otimização dos resultados. Desse modo, é fundamental controlar todos os investimentos da instituição e cortar os gastos desnecessários.

Para alcançar esse equilíbrio, é necessário que o gestor entenda a diferença entre custos, gastos e despesas. A partir da diferenciação desses três conceitos é possível administrar a IE de maneira eficaz.

Gastos

Gastos são todos os bens e serviços adquiridos por uma empresa. Mas isso não significa que seja sempre um fator contraproducente: eles podem se enquadrar em custos, despesas ou investimentos. Essa transformação ocorre, pois nem todo capital despendido pela empresa é negativo. Portanto, a definição do que é gasto é fundamental para a compreensão dos próximos conceitos que abrangeremos.

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Despesas

As despesas são todos os valores despendidos pela instituição de ensino para manter o funcionamento de suas atividades, podendo em alguns casos, enquadrarem-se como investimentos, quando influenciam no aumento da receita da empresa. Esse conceito é dividido em duas classificações:

Despesas Fixas

As despesas fixas não variam de acordo com o volume de serviços prestados pela IE. No ambiente educacional, podemos utilizar como um exemplo de despesa fixa os salários do corpo docente. O professor é parte essencial de qualquer instituição de ensino, pois ele é a base da atividade de difusão do conhecimento aos estudantes. Portanto, o salário desse profissional é fundamental para a atividade fim de uma instituição de ensino. É uma despesa que ocorre mensalmente, que deverá estar prevista no orçamento anual da instituição.

Mas por que o salário é uma despesa e não um custo?

Como já explicado anteriormente, as despesas são os gastos necessários para o funcionamento de qualquer empresa. Quando colocamos isso sob o ângulo educacional, o pagamento do salário dos professores é indispensável para a manutenção da qualidade de serviço. Por conseguinte, ele pode ser considerado uma despesa fixa.

Um outro exemplo de despesa fixa é o pagamento de impostos, que devem ser quitados periodicamente, para que o estabelecimento possa funcionar dentro da legalidade. Por exemplo: IPTU – Imposto predial e territorial urbano. Assim, o capital desembolsado para esse fim se faz necessário de acordo com as leis brasileiras.

Despesas Variáveis

É toda despesa que varia proporcionalmente com o número de serviços prestados. Para exemplificar uma despesa variável em uma IE, podemos discorrer sobre as horas extras de trabalho. Estas só são necessárias quando a demanda de serviço se torna maior, ou na ausência de algum outro colaborador por diferentes motivos (saúde, viagens, outros) intensificando a demanda de serviço de outros profissionais. Esses fatores não farão parte, necessariamente, da sua previsão orçamentária anual. Todavia, é necessário que os gestores estejam cientes que essas situações podem ocorrer durante o período letivo. Portanto, o pagamento de horas extras pode variar de acordo com o aumento da demanda de serviços. Logo, é considerado uma despesa variável.

Custo

Custos são gastos relacionados diretamente com a produção, comercialização de bens ou de serviços. São gastos atrelados a atividade fim da empresa. Inicialmente, é contabilizado como gasto, entretanto ele será classificado no momento de sua utilização. O capital é aplicado diretamente nos fatores de produção/oferta, necessários para a atividade central da empresa. Isso o torna fundamental, pois é por meio dele que se atinge novos clientes, gerando mais receita para sua IE.

Os custos são divididos entre diretos e indiretos, como explicaremos abaixo:

Diretos

Os gastos fundamentalmente associados à construção dos bens ou serviços oferecidos pela empresa são considerados custos diretos.

Em um ambiente educacional, podemos exemplificar o custo direto com a aquisição de um software de gestão educacional para a IE. Essa ferramenta é diretamente relacionada à atividade central da empresa, pois gerencia as atividades docentes, discentes, metodologias de ensino, além de inúmeros processos internos da instituição de ensino. Portanto, passa a fazer parte do produto educacional.

Indiretos

Esses são gastos relacionados à produção dos serviços oferecidos, porém de maneira indireta. Em um ambiente educacional, podemos exemplificar como custo indireto, gastos com manutenção predial ou de equipamentos, ou ainda, a contratação de serviços eventuais, como por exemplo auditores ou consultores.

Investimentos

O gasto ocorrido na expectativa de aumentar os ganhos da instituição educacional, é denominado investimento. É uma parte do capital da IE que será aplicado a um serviço ou produto, objetivando um lucro futuro, ou seja, o retorno financeiro deverá ser superior ao que foi investido.

Um exemplo de investimento em uma IE, pode ser o desenvolvimento de um novo curso. Inicialmente ocorrerão gastos em planejamento, produção de conteúdos e contratação de profissionais para construir o novo produto. A venda do novo curso, deverá gerar receita superior aos gastos ocorridos em seu desenvolvimento.

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